STOWARZYSZENIE ZWYKŁE

WPIS DO EWIDENCJI

Jakie dokumenty należy złożyć do urzędu?

Stowarzyszenie zwykłe rejestruje się w ewidencji stowarzyszeń zwykłych prowadzonej przez starostę powiatu na terenie, którego mieści się siedziba stowarzyszenia zwykłego. Sprawą wpisu do ewidencji w Starostwie Powiatowym w Nakle nad Notecią zajmuje się Wydział Rozwoju (pok. 34, III piętro).

Uwaga! Wszystkie dokumenty muszą być złożone w oryginale i podpisane przez przedstawiciela albo zarząd stowarzyszenia zwykłego (w zależności od sposobu reprezentacji określonym w regulaminie).

Aby stowarzyszenie zwykłe zostało wpisane do ewidencji stowarzyszeń zwykłych, przedstawiciel albo zarząd musi złożyć odpowiednie dokumenty (art. 40 ust. 5):

wniosek o wpisanie do ewidencji stowarzyszeń zawierający datę jego sporządzenia, adres siedziby stowarzyszenia, podpis przedstawiciela/zarządu (w zależności od tego jako sposób reprezentacji określono w regulaminie);
regulamin działalności (w 2 egzemplarzach) podpisany przez przedstawiciela/zarząd - określający w szczególności nazwę stowarzyszenia zwykłego, cel lub cele, teren i środki działania, siedzibę, przedstawiciela reprezentującego stowarzyszenie zwykłe albo zarząd, zasady dokonywania zmian regulaminu działalności, sposób nabycia i utraty członkostwa, a także sposób rozwiązania stowarzyszenia zwykłego. Stowarzyszenie zwykłe, które zamierza posiadać zarząd, określa w regulaminie działalności tryb jego wyboru oraz uzupełniania składu, kompetencje, warunki ważności jego uchwał oraz sposób reprezentowania stowarzyszenia zwykłego, w szczególności zaciągania zobowiązań majątkowych. Stowarzyszenie zwykłe, które zamierza posiadać organ kontroli wewnętrznej, określa w regulaminie działalności tryb jego wyboru, uzupełniania składu oraz jego kompetencje;
protokół, dokument z zebrania założycielskiego z informacjami o założeniu stowarzyszenia zwykłego, przyjęciu regulaminu działalności, o wyborze przedstawiciela reprezentującego stowarzyszenie albo wyborze zarządu stowarzyszenia zwykłego. W praktyce najlepiej, by decyzje te miały postać uchwał;
uchwały: o założeniu stowarzyszenia, o przyjęciu regulaminu, o wyborze przedstawiciela/ zarządu. Jeśli w zebraniu założycielskim bierze udział więcej osób niż minimalna liczba 3, warto rozważyć wybór przewodniczącego i protokolanta, którzy będą podpisywali zarówno protokół jak i załączone do niego uchwały. W przypadku braku wskazania takich osób warto, by dokumenty podpisali wszyscy uczestniczy spotkania;
lista założycieli zawierająca ich imiona i nazwiska, daty i miejsca urodzenia, adresy zamieszkania, własnoręczne podpisy. Dobrze, by na początku listy było oświadczenie o spełnianiu warunków ustawowych przez poszczególnych członków (osoba fizyczna, niepozbawiona praw publicznych);
dane przedstawiciela lub członków zarządu zawierające imię, nazwisko, adres zamieszkania oraz numer PESEL;
adres siedziby stowarzyszenia zwykłego - najprościej, by informacja o adresie siedziby pojawiła się w protokole, bądź w uchwale o założeniu stowarzyszenia zwykłego.

Dodatkowo jeśli zgodnie z regulaminem stowarzyszenie zwykłe wybiera organ kontroli wewnętrznej, to podaje także dane członków tego organu - imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL.

Wypełnione i podpisane dokumenty należy wysłać na adres: Starostwo Powiatowe w Nakle nad Notecią, ul. Gen. H. Dąbrowskiego 54, 89-100 Nakło nad Notecią lub złożyć osobiście w Biurze Obsługi Klienta starostwa. Dokumenty można również złożyć w wersji elektronicznej na skrzynkę podawczą urzędu za pośrednictwem platformy e-Puap przy pomocy profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Wpis do ewidencji dokonywany jest bezpłatnie.

Jak przebiega rejestracja stowarzyszenia zwykłego?

Rejestracja stowarzyszenia zwykłego polega na wpisaniu go do ewidencji stowarzyszeń zwykłych prowadzonej w starostwie. Zasady wpisu do ewidencji określone zostały w ustawie Prawo o stowarzyszeniach i w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 2 maja 2016 r. w sprawie prowadzenia ewidencji stowarzyszeń zwykłych, jej wzoru oraz szczegółowej treści wpisów.

Starosta po otrzymaniu wszystkich wymaganych dokumentów bada, czy są one poprawne pod względem formalnym, czy regulamin jest zgodny z przepisami prawa, oraz czy założyciele spełniają wymogi określone w ustawie Prawo o stowarzyszeniach.

Jeśli starosta nie ma uwag i zastrzeżeń wobec celu powstania stowarzyszenia, ani wobec złożonych dokumentów, wpisuje stowarzyszenie zwykłe do ewidencji. W razie wątpliwości, braków w dokumentach, starosta może wezwać stowarzyszenie (przedstawiciela lub zarząd składający wniosek) do uzupełnienia braków. Stowarzyszenie zwykłe może rozpocząć działalność z chwilą wpisu do ewidencji stowarzyszeń zwykłych.

REGON i NIP

Po otrzymaniu informacji o wpisie do ewidencji stowarzyszeń zwykłych, organizacja taka powinna zgłosić się do urzędu statystycznego właściwego ze względu na swoją siedzibę. Do formularza do nadanie numeru REGON, stowarzyszenie zwykłe powinno załączyć swój regulamin i kopię zaświadczenia o wpisie do ewidencji stowarzyszeń.

Kiedy stowarzyszenie zwykłe otrzyma numer REGON, musi jeszcze złożyć wniosek o numer identyfikacji podatkowej (NIP). Obowiązek posiadania numeru NIP przez stowarzyszenia zwykłe wynika z przepisów, m. in. z ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, która wskazuje, że również jednostki niemające osobowości prawnej, tak jak stowarzyszenia zwykłe, są zobowiązane posiadać numer NIP.

WYPIS Z EWIDENCJI

W celu otrzymania wypisu z ewidencji stowarzyszeń zwykłych musisz złożyć do Starosty Nakielskiego stosowny wniosek. Sprawą zajmie się Wydział Rozwoju Starostwa Powiatowego w Nakle nad Notecią (pok. 34, III piętro).

ZMIANY W EWIDENCJI

Stowarzyszenie zwykłe składa organowi nadzorującemu, w terminie 7 dni od dnia wystąpienia zdarzenia uzasadniającego zmianę danych, wniosek o zamieszczenie w ewidencji zmienionych danych, załączając dokumenty stanowiące podstawę zmiany. Stowarzyszenie zwykłe ma obowiązek informować o zmianie adresu zamieszkania przedstawiciela i członków komisji rewizyjnej, jeżeli taki organ ustanowiono.

Wniosek wraz z załącznikami należy złożyć w wersji papierowej w Biurze Obsługi Klienta Starostwa Powiatowego w Nakle nad Notecią,ul. H. Dąbrowskiego 54, 89-100 Nakło nad Notecią lub dostarczyć za pośrednictwem operatora pocztowego lub firmy kurierskiej. Dokumenty można również złożyć w wersji elektronicznej na skrzynkę podawczą urzędu za pośrednictwem platformy e-Puap przy pomocy profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Do wniosku należy załączyć dokumenty stanowiące podstawę zmiany. Należy wykorzystać wzory dokumentów obowiązujących przy wpisie do ewidencji i je zmodyfikować wg potrzeb. Organ nadzorujący dokonuje zmian w ewidencji w terminie 7 dni od dnia wpływu wniosku o wpis pod warunkiem, że jest kompletny. Procedura zmiany danych w ewidencji stowarzyszeń zwykłych jest wolna od opłat.

KONTROLA DZIAŁALNOŚCI STOWARZYSZENIA ZWYKŁEGO

Organ nadzoru to starosta powiatu właściwego ze względu na siedzibę stowarzyszenia. Może nadzorować stowarzyszenie w zakresie zgodności z przepisami prawa i statutu. W ramach swych kompetencji nadzorczych starosta może podjąć następujące kroki:

zażądać od władz stowarzyszenia przedstawienia w określonym czasie odpisów uchwał;
zażądać udzielenia niezbędnych wyjaśnień od władz stowarzyszenia;

W razie niezastosowania się stowarzyszenia do wyżej wymienionych żądań, może złożyć wniosek do sądu o wyznaczenie grzywny w wysokości do 5000 zł; Warto pamiętać, że stowarzyszenie może w terminie 7 dni wystąpić do sądu o umorzenie grzywny.

W razie stwierdzenia, że działalność stowarzyszenia jest niezgodna z prawem bądź regulaminem może wystąpić o usunięcie nieprawidłowości w określonym terminie, udzielić ostrzeżenia władzom lub wystąpić do sądu o zastosowanie ostrzejszych środków.

sankcje sądowe mogą przybrać formę:
upomnienia;
uchylenia uchwały niezgodnej z prawem lub regulaminem;
zobowiązania władz stowarzyszenia do usunięcia nieprawidłowości w określonym czasie;
rozwiązania stowarzyszenia zwykłego, jeżeli liczba jego członków spadła poniżej 3 osób, a także kiedy jego działalność wykazuje rażące lub uporczywe naruszanie prawa bądź regulaminu i nie ma warunków naprawy sytuacji.

DODATKOWE INFORMACJE

Stowarzyszenie zwykłe nie posiada osobowości prawnej. Stowarzyszenie zwykłe może być utworzone przez co najmniej trzy osoby.
Prawo tworzenia stowarzyszeń przysługuje obywatelom polskim mającym pełną zdolność do czynności prawnych i niepozbawionym praw publicznych. Małoletni w wieku od 16 do 18 lat, którzy mają ograniczoną zdolność do czynności prawnych, mogą należeć do stowarzyszeń i korzystać z czynnego i biernego prawa wyborczego, z tym że w składzie zarządu stowarzyszenia większość muszą stanowić osoby o pełnej zdolności do czynności prawnych. Małoletni poniżej 16 lat mogą, za zgodą przedstawicieli ustawowych, należeć do stowarzyszeń według zasad określonych w ich statutach, bez prawa udziału w głosowaniu na walnych zebraniach członków oraz bez korzystania z czynnego i biernego prawa wyborczego do władz stowarzyszenia. Jeżeli jednak jednostka organizacyjna stowarzyszenia zrzesza wyłącznie małoletnich, mogą oni wybierać i być wybierani do władz tej jednostki. Cudzoziemcy mający miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej mogą zrzeszać się w stowarzyszeniach, zgodnie z przepisami obowiązującymi obywateli polskich.
Cudzoziemcy niemający miejsca zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej mogą wstępować do stowarzyszeń, których Regulaminy przewidują taką możliwość. Stowarzyszenie zwykłe może we własnym imieniu nabywać prawa, w tym własność i inne prawa rzeczowe, zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywane. Każdy członek odpowiada za zobowiązania stowarzyszenia zwykłego bez ograniczeń całym swoim majątkiem solidarnie z pozostałymi członkami oraz ze stowarzyszeniem. Odpowiedzialność ta powstaje z chwilą, gdy egzekucja z majątku stowarzyszenia zwykłego okaże się bezskuteczna. Stowarzyszenie zwykłe reprezentuje przedstawiciel reprezentujący stowarzyszenie zwykłe albo zarząd. Podejmowanie przez przedstawiciela reprezentującego stowarzyszenie zwykłe albo zarząd czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu wymaga uprzedniej zgody wszystkich członków stowarzyszenia zwykłego oraz udzielenia przez nich pełnomocnictwa do dokonania tych czynności. Stowarzyszenie zwykłe uzyskuje środki na działalność ze składek członkowskich, darowizn, spadków, zapisów, dochodów z majątku stowarzyszenia oraz ofiarności publicznej. Stowarzyszenie zwykłe może otrzymywać dotacje na zasadach określonych w odrębnych przepisach. Stowarzyszenie zwykłe nie może: powoływać terenowych jednostek organizacyjnych, zrzeszać osób prawnych, prowadzić działalności gospodarczej, prowadzić odpłatnej działalności pożytku publicznego. Stowarzyszenie zwykłe składa organowi nadzorującemu, w terminie 7 dni od dnia wystąpienia zdarzenia uzasadniającego zmianę danych, wniosek o zamieszczenie w ewidencji zmienionych danych, załączając dokumenty stanowiące podstawę zmiany. Stowarzyszenie zwykłe ma obowiązek informować o zmianie adresu zamieszkania przedstawiciela i członków komisji rewizyjnej, jeżeli taki organ ustanowiono. Stowarzyszenie zwykłe, w przypadku podjęcia uchwały o rozwiązaniu, podlega procedurze likwidacji.
Nadzór nad działalnością stowarzyszeń należy do starosty właściwego ze względu na siedzibę stowarzyszenia.

SPRAWOZDAWCZOŚĆ

Z faktu, iż stowarzyszenia zwykłe nie ma osobowości prawnej, nie uzyskuje pieniędzy z działalności gospodarczej i odpłatnej, a część stowarzyszeń ma środki np. tylko ze składek członkowskich, wydawać by się mogło, że nie są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Tymczasem jest zupełnie odwrotnie. Z ustawy o rachunkowości wynika, że co do zasady organizacje niemające osobowości prawnej także podlegają zasadom rachunkowości (chyba, że wybiorą i w terminie zgłoszą prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów). Stowarzyszenie zwykłe obowiązują więc te same wymogi w zakresie sprawozdawczości co stowarzyszenie zarejestrowane w KRS. Oznacza to, że stowarzyszenia zwykłe, które nie wybiorą prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów muszą prowadzić bieżącą księgowość, a także sporządzać roczne sprawozdanie finansowe ze swojej działalności. Każde stowarzyszenie zwykłe musi składać co rok do urzędu skarbowego roczną deklarację CIT-8.Obowiązek prowadzenia księgowości i składania sprawozdań finansowych z działalności jest aktualny również wtedy, gdy stowarzyszenie nie prowadzi żadnych działań.

Konto bankowe

Przepisy nie regulują kwestii, czy stowarzyszenie zwykłe ma obowiązek posiadać konto bankowe. Trzeba jednak pamiętać, iż rachunek w banku może okazać się niekiedy niezbędny w celu opłacenia faktur za usługi wynajętych firm, a tym bardziej przekazania zaliczek na poczet podatku dochodowego i ewentualnych składek ZUS od wynagrodzeń czy otrzymania dotacji od administracji publicznej.Warto pamiętać, że po założeniu rachunku bankowego stowarzyszenie zwykłe ma obowiązek zgłosić numer rachunku do „swojego” urzędu skarbowego wypełniając NIP-2 jako zgłoszenie aktualizacyjne. Źródło: https://poradnik.ngo.pl/stowarzyszenie-zwykle.

PODSTAWA PRAWNA: Art. 40 ust. 5 Ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach.

Informacje zaczerpnięto ze strony www.ngo.pl

WNIOSEK O WPIS DO EWIDENCJI STOWARZYSZEŃ ZWYKŁYCH

REGULAMIN STOWARZYSZENIA ZWYKŁEGO - WZÓR

WNIOSEK O WYDANIE WYPISU Z EWIDENCJI

WNIOSEK O WPROWADZENIE ZMIANY ADRESU W EWIDENCJI

KARTA ZGODY NA PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

KARTA INFORMACYJNA - STOWARZYSZENIE ZWYKŁE i KLUB SPORTOWY