Oficjalny portal Powiatu Nakielskiego

Rejestracja stowarzyszenia w Krajowym Rejestrze Sądowym

Formalności związane z rejestracją stowarzyszenia nie są tak bardzo skomplikowane, chociaż trzeba pamiętać, że nie ominie nas kilka wizyt w urzędach. Jeśli zdecydujemy się na rejestrację stowarzyszenia - warto też skontaktować się z organizacją działającą blisko siedziby zakładanego stowarzyszenia. Być może będzie ona w stanie udzielić praktycznych rad, także odnośnie rejestracji.


Gdzie składamy dokumenty dotyczące rejestracji?

Sądem właściwym dla rejestracji stowarzyszeń (także fundacji) jest sąd rejonowy mający siedzibę w mieście będącym siedzibą wojewody (Sąd Rejestrowy). Obejmuje on swoją właściwością obszar danego województwa.

Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) dotyczy tych podmiotów, na które przepisy ustaw nakładają obowiązek takiego wpisu. KRS składa się m.in. z: rejestru przedsiębiorców, rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji.

Rejestr jest jawny - każdy ma prawo dostępu do zawartych w nim danych - za pośrednictwem Centralnej Informacji. Przy KRS istnieje Centralna Informacja Krajowego Rejestru Sądowego, która ma oddziały przy wszystkich sądach rejestrowych. Centralna Informacja wydaje (odpłatnie) informacje, odpisy, wyciągi i zaświadczenia z Rejestru - mają one moc dokumentów wydawanych przez sąd.

Od dnia 1 stycznia 2004 r. informacje o organizacjach pożytku publicznego udostępniane są bezpłatnie, ale nie dotyczy to wydawania wyciągów, odpisów, a jedynie informacji udostępnianych na oficjalnej stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości (Dz. U. z 2004 r., Nr 281, poz. 2793).

Procedura rejestracji

Celem założenia stowarzyszenia rejestrowego należy zebrać co najmniej 7 osób. Powinni być to obywatele polscy, mający pełną zdolność do czynności prawnych, nie pozbawieni praw publicznych, ale także cudzoziemcy zamieszkujący na terenie RP oraz cudzoziemcy nie zamieszkujący na terenie RP, o ile statut organizacji przewiduje taką możliwość.

Zebrani mają obowiązek uchwalenia statutu i wyboru komitetu założycielskiego. Statut jest najważniejszym aktem wewnętrznym regulującym działanie stowarzyszenia. Jest on podstawowym dokumentem, który należy dołączyć do wniosku o rejestrację stowarzyszenia w Krajowym Rejestrze Sądowym. Po zarejestrowaniu stowarzyszenia rola statutu jest równie istotna. Stanowi on “konstytucję” organizacji i obok ustawy o stowarzyszeniach jest podstawowym aktem regulującym działalność stowarzyszenia.

Ustawodawca określił obowiązkowe postanowienia, które muszą zostać zawarte w statucie stowarzyszenia. Są to:

  • nazwa organizacji,
  • teren działania i siedziba,
  • cele i sposoby ich realizacji,
  • sposób nabywania i utraty członkostwa,
  • prawa i obowiązki członków,
  • władze organizacji,
  • sposób reprezentowania organizacji,
  • sposób uzyskiwania środków finansowych,
  • zasady dokonywania zmian statutu,
  • sposób rozwiązania organizacji.

Kluczowym krokiem prowadzącym do zarejestrowania stowarzyszenia jest zwołanie zebrania założycielskiego. Oprócz projektu statutu trzeba przygotować wcześniej następujące dokumenty:

  1. Listę członków założycieli,
  2. Teksty uchwał (podejmowanych podczas zebrania):
  • uchwała o powołaniu organizacji;
  • uchwała o przyjęciu statutu;
  • uchwała o wyborze Komitetu Założycielskiego;
  • (ewentualnie) uchwała o wyborze Zarządu oraz uchwała o wyborze organu kontroli wewnętrznej, np. Komisji Rewizyjnej.

Wszystkie uchwały stanowiące załączniki do protokołu zebrania podpisuje przewodniczący zebrania i protokolant (sekretarz).


Wniosek o rejestrację, podpisany przez członków komitetu założycielskiego, musi być złożony na specjalnym formularzu wraz z załącznikami - formularzami oraz dokumentami.

 

Lista formularzy uzupełniających załączonych do wniosku o rejestrację w Krajowym Rejestrze Sądowym KRS-W20

Symbol formularza Symbole załączników dla danego formularza Uwagi
KRS-W20*
Wniosek o rejestrację podmiotu w Krajowym Rejestrze Sądowym
KRS-WA - Oddziały, terenowe jednostki organizacyjne
KRS-WH - Sposób powstania podmiotu (jeśli powstał jako połączenie innych podmiotów)
KRS-WF - Założyciele lub fundatorzy (informacje o osobach wchodzących w skład komitetu założycielskiego lub osobach zakładających organizację)
KRS-WK - Organy podmiotu/wspólnicy uprawnieni do reprezentowania spółki (informacje o organie uprawnionym do reprezentacji podmiotu, osób wchodzących w jego skład oraz sposobie reprezentacji) - podajemy informacje o zarządzie i komisji rewizyjnej (w dwóch załącznikach)
KRS-WM - Przedmiot działalności (tylko jeśli zgłaszamy jednocześnie wpis działalności gospodarczej do rejestru przedsiębiorców)
KRS-ZN - Sprawozdania finansowe i inne dokumenty
ZAŁĄCZNIKI OBLIGATORYJNE
(musimy je koniecznie dołączyć):

- KRS-WF - załącznik ten nie jest wymagany jeżeli został powołany organ upoważniony do reprezentacji - Zarząd (wtedy nie musimy składać formularza z danymi o Komitecie Założycielskim)
- KRS-WK - jeżeli wybraliśmy władze stowarzyszenia
- KRS-WM - tylko gdy jednocześnie zgłaszana jest działalność gospodarcza

* UWAGA: W polu 47 formularza KRS-W20 wpisujemy organ sprawujący nadzór (chodzi o nadzór zewnętrzny), czyli dla stowarzyszenia będzie to odpowiednio Starosta lub Prezydent Miasta na prawach powiatu. Dla odróżnienia organem nadzoru wewnętrznego w stowarzyszeniu jest np. Komisja Rewizyjna (uwzględniamy jej skład w jednym z załączników KRS-WK).

Wniosek o rejestrację stowarzyszenia w Krajowym Rejestrze Sądowym, w wypadku kiedy chodzi o rejestrację nowego stowarzyszenia, składa komitet założycielski (dokumenty muszą być podpisane przez wszystkich członków komitetu założycielskiego)

Organizacja, będąca związkiem innych organizacji (np. związek stowarzyszeń) nie musi składać załącznika KRS-WI i podawać danych organizacji zrzeszonych.

PAMIĘTAJMY: Druk formularza wniosku i druki załączników otrzymujemy w sądzie. Można je również skserować lub pobrać ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości (http://www.ms.gov.pl/krs/krs_formularze.php).

Jeżeli przy złożeniu wniosku popełnimy błąd formalny inny niż brak formularza, nieprawidłowe jego wypełnienie lub nieuiszczenie opłaty sądowej, sąd może wtedy wezwać nas (wnioskodawcę) do uzupełnienia braków (np. poprzez dostarczenie brakujących egzemplarzy statutu).

Wniosek o rejestrację (podpisany przez członków komitetu założycielskiego) musi być złożony na specjalnym formularzu KRS – W20 wraz z załącznikami – formularzami (KRS WF, KRS WK) oraz dokumentami (statut, protokół z zebrania założycielskiego, lista członków założycieli, uchwały podjęte na zebraniu). Wszystkie dokumenty powinny być oryginałami lub kopiami notarialnie poświadczonymi. Do wniosku należy dołączyć zaświadczenie o wniesieniu opłaty. Po uzyskaniu numeru w KRS, stowarzyszenie musi uzyskać nr REGON, NIP oraz otworzyć konto bankowe.

Organy stowarzyszenia

Ze względu na posiadaną osobowość prawną stowarzyszenie rejestrowe nie działa przez reprezentanta lub reprezentantów, ale przez własne organy. Prawo o stowarzyszeniach obliguje do powołania następujących organów: Walnego Zgromadzenia, Zarządu oraz Komisji Rewizyjnej.

Walne Zgromadzenie

Walne Zgromadzenie jest najwyższą władzą w stowarzyszeniu. Tworzy go ogół członków danego stowarzyszenia. Walne zebranie członków jest organem uchwałodawczym. Funkcjonuje ono według zasad określonych w Prawie o stowarzyszeniach, w statucie i regulaminie. Regulamin Walnego Zebrania jest ustalany mocą uchwały pierwszego Walnego Zgromadzenia. Każde Walne Zebranie prowadzone jest przez wybieranych każdorazowo spośród zebranych przewodniczącego oraz sekretarza.

Walne Zgromadzenie powinno zostać zwołane co najmniej raz do roku, nie później niż do
30 czerwca danego roku. Zatwierdza ono bowiem sprawozdanie merytoryczne i finansowe
z działalności stowarzyszenia. Przed zwołaniem Walnego Zgromadzenie Zarząd ma obowiązek powiadomienia wszystkich członków stowarzyszenia (w terminie określonym
w statucie) o terminie i planowanym porządku obrad zebrania.

Do głównych kompetencji tego organu należy:

  • uchwalanie zmian w statucie stowarzyszenia,
  • powoływanie ii odwoływanie członków innych organów stowarzyszenia (zarządu, komisji rewizyjnej),
  • udzielanie absolutorium zarządowi,
  • podejmowanie uchwał o rozwiązaniu stowarzyszenia
  • podejmowanie uchwały o przeznaczeniu majątku zlikwidowanego stowarzyszenia.

Należy zaznaczyć, że istnieje domniemanie kompetencji na rzecz Walnego Zebrania, co oznacza, że jeżeli kompetencji w określonych sprawach nie przypisano konkretnie żadnemu z pozostałych organów, będzie ona stanowiła właściwość Walnego Zgromadzenia. Walne Zebranie może być zwoływane także częściej niż raz do roku. Ma wówczas charakter Nadzwyczajnego Walnego Zebrania i zwoływane jest tylko do rozpatrzenia konkretnej sprawy.

Z każdego Zebrania powinien zostać sporządzony protokół, podpisany przez przewodniczącego i sekretarza. Walne Zebranie jak każdy organ kolegialny podejmuje decyzje w formie uchwał. Statut stowarzyszenia powinien określać, jaką większością podejmowane są uchwały i czy dla ważności podjętych uchwał wymagana jest obecność określonej liczby członków stowarzyszenia.

Statut może przewidywać zamiast Walnego Zebrania członków zebranie delegatów lub możliwość zastąpienia Walnego Zebrania członków zebraniem delegatów, jeżeli ilość członków przekroczy określoną w statucie liczbę. W takich wypadkach statut powinien określać zasady wyboru delegatów i czas trwania ich kadencji. Kompetencje walnego zebrania członków określa statut.

Zarząd

Zarząd jest organem wykonawczym. Kieruje bieżącymi sprawami stowarzyszenia. Wyboru zarządu dokonuje Walne Zebranie członków. Częstotliwość spotkań zarządu określają zapisy statutowe.

Zarząd jest organem kolegialnym i co do zasady kadencyjnym. Powinien składać się z Prezesa (przewodniczącego Zarządu) oraz co najmniej 2 innych członków. Najczęściej statuty przewidują nieparzystą liczbę członków zarządu. Spowodowane jest to względami praktycznymi. W wypadku nieparzystej liczby członków zarządu łatwiej jest bowiem uzyskać większość w głosowaniu. Prezesa wybiera Walne Zgromadzenie. Pozostali członkowie dokonują podziału pozostałych funkcji w zarządzie między siebie.

Zarząd działa na podstawie zapisów statutu oraz regulaminu, uchwalonego przez Zarząd lub Walne Zgromadzenie (w zależności od zapisów w statucie) Podstawowe kompetencje zarządu to kierowanie bieżącą działalnością stowarzyszenia oraz reprezentowanie go na zewnątrz. Decyzje zarządu zapadają w formie uchwał. Z każdego spotkania zarządu powinien zostać sporządzony protokół.

Komisja Rewizyjna

Komisja Rewizyjna jest organem kontroli wewnętrznej. W skład Komisji Rewizyjnej nie mogą wchodzić te same osoby, które są członkami zarządu, co więcej nie mogą też wchodzić osoby z nimi spokrewnione, spowinowacone lub znajdujące się z nimi w zależności służbowej.

Komisja Rewizyjna pełni funkcje kontrolująco-nadzorcze, względem pracy Zarządu. Kontroluje przede wszystkim poprawność prowadzenia dokumentacji członkowskiej, dokumentacji z Walnych Zebrań i zebrań Zarządu oraz dokumentację finansową.
Komisja Rewizyjna działa na podstawie zapisów statutu oraz regulaminu, uchwalone przez Zarząd lub Walne Zgromadzenie (w zależności od zapisów w statucie). Z każdego spotkania Komisji Rewizyjnej sporządzany jest protokół, a z przeprowadzonych kontroli protokół wniosków pokontrolnych. Skład Komisji Rewizyjnej powoływany jest przez Walne Zebranie członków.

Do przykładowych kompetencji tego organu należy:

  • dokonywanie bieżącej kontroli działalności zarządu stowarzyszenia,
  • wnioskowanie o udzielenie lub nieudzielenie absolutorium zarządowi stowarzyszenia,
  • wnioskowanie o odwołanie zarządu lub poszczególnych członków zarządu,
  • zwoływanie walnego zebrania w razie bezczynności w tym zakresie zarządu stowarzyszenia.

ETAPY REJESTRACJI

I. Członkowie komitetu założycielskiego muszą w ciągu 7 dni od dnia zamknięcia zebrania założycielskiego, złożyć wniosek o rejestrację w KRS wraz z wymaganymi dokumentami
i załącznikami. We właściwym sądzie rejestrowym.

II. Sąd ma 3 miesiące (od dnia złożenia wniosku) na zarejestrowanie stowarzyszenia (art. 13 ust. 1) – przy założeniu, że nie ma żadnych uchybień formalnych, np. niekompletne dokumenty, źle wypełnione formularze, zastrzeżenia do treści statutu. Wtedy oczekiwanie na zarejestrowanie może się przedłużyć. Sąd przed wydaniem postanowienia o rejestracji może też zwołać posiedzenie wyjaśniające ( z udziałem uczestników postępowania), jeśli uzna za niezbędne złożenie dodatkowych wyjaśnień.

Sąd rejestrowy doręcza staroście (organowi nadzorującemu) odpis wniosku o rejestrację wraz z załącznikami. Starosta ma 14 dni (licząc od dnia doręczenia wniosku) na ustosunkowanie się do złożonego wniosku.

Od dnia 1 stycznia 2001 r. stowarzyszenie uzyskuje osobowość prawną z chwilą wpisania do Krajowego Rejestru Sądowego. Postanowienie o wpisie jest skuteczne i wykonalne z chwilą wydania, tzn. sąd dokonuje wpisu do KRS niezwłocznie po wydaniu postanowienia.

Sąd rejestrowy zawiadamia założycieli i organ nadzorujący o wpisaniu stowarzyszenia do KRS.


Co sprawdza sąd we wniosku?

Wnioskiem złożonym przez organizację zajmuje się sędzia lub referendarz sądowy:

1)       Pierwszym etapem jest tzw. badanie warunków formalnych wniosku. W trakcie tego badania ustala się czy wniosek jest złożony do właściwego wydziału KRS (może się zdarzyć, że organizacja np. pomyli wydziały), czy jest złożony na urzędowym, prawidłowo wypełnionym formularzu, a jeśli podlega opłacie i ogłoszeniu
w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, czy jest prawidłowo opłacony

2)       Następnie odbywa się tzw. materialne badanie wniosku. Sąd bada czy dołączone dokumenty są zgodne z przepisami prawa pod względem treści i formy. Sprawdzana jest prawdziwość danych zgłoszonych osób (osób fizycznych, np. członków organów, bądź osób prawnych, np. stowarzyszeń będących członkami związku), czy wniosek został podpisany przez właściwe, upoważnione do tego osoby i czy wpis, o który wnosi organizacja, jest dopuszczony przez przepisy prawa.

3)       Następnie sąd zajmuje się załączonymi dokumentami - bada statut, protokoły, uchwały i ich zgodność z przepisami ustawy Prawo o stowarzyszeniach lub ustawy
o fundacjach.

W wyniku tych czynności możemy dostać z sądu korespondencję mówiącą o: wpisie do rejestru, odrzuceniu lub zwrocie wniosku.

Co oznacza postanowienie o dokonaniu wpisu?

Jeżeli wszystkie formularze są właściwie i poprawnie wypełnione, a dokumenty nie zawierają błędów, sąd wydaje postanowienie o dokonaniu wpisu (które staje się skuteczne z chwilą wydania). Wpis do systemu informatycznego następuje niezwłocznie po wydaniu postanowienia.

Do organizacji zostaje wysłana korespondencja z informacją o dokonaniu wpisu.
W postanowieniu sąd szczegółowo określa treść wpisu do rejestru, ze wskazaniem, jakie informacje będą w poszczególnych działach, rubrykach, podrubrykach i polach rejestru.
Od momentu wpisania do rejestru, organizacja ma obowiązek umieszczania
w oświadczeniach pisemnych skierowanych do oznaczonych osób (w umowach, oficjalnych pismach do urzędów itp.) danych takich jak: numer KRS, nazwa, oznaczenie formy prawnej (czyli np. stowarzyszenie, fundacja), siedziba i adres.

Co ze zwróconym lub odrzuconym wnioskiem?

Wniosek złożony na niewłaściwym formularzu, na formularzu błędnie wypełnionym, nieopłacony lub źle opłacony jest zwracany do organizacji bez wezwania do uzupełnienia braków. Potraktowany będzie tak jakby w ogóle nie został złożony. Organizacji przysługuje prawo wniesienie zażalenia na takie zarządzenie w sądzie okręgowym.
Organizacja może też w ciągu 7 dni (od dnia doręczenia listu) ponownie złożyć poprawiony wniosek. Jeżeli zwrot dotyczył wniosku o pierwszy wpis do rejestru, taki ponownie złożony wniosek traktuje się tak, jakby był wniesiony w pierwotnej dacie (czyli od daty kiedy pierwszy raz złożyliśmy wniosek).

Jeżeli odrzucenie wniosku nastąpiło z innych przyczyn, wniosek także może być ponownie złożony w terminie wskazanym w orzeczeniu. Organizacja w tym czasie powinna poprawić błędy i ponownie, z zachowaniem wskazanego terminu, złożyć wniosek. Skąd wiadomo, jakie błędy zostały popełnione i jak je poprawić? Pismo z KRS zawiera szczegółową informację na temat popełnionych błędów, może też zawierać wskazania co trzeba zrobić, aby je poprawić.

Zaskarżenie decyzji referendarza lub sędziego

Z KRS dostajemy informację o decyzji podjętej przez referendarza sądowego, np. zostajemy wezwani do zmiany statutu. Jeśli nie zgadzamy się z tą decyzją to możemy zaskarżyć ją do sądu rejonowego. Mamy na to 7 dni od daty otrzymania decyzji (np. przyjęcia listu poleconego). Jeśli wnosimy skargę to orzeczenie referendarza sądowego traci moc. Od skargi na orzeczenie referendarza pobiera się opłatę w wysokości 100 zł.

Sąd rejonowy rozpatruje skargę jako sąd I instancji. Od postanowienia wydanego przez sąd rejonowy (I instancja) przysługuje zażalenie do sądu okręgowego (II instancja). Wnosi się je za pośrednictwem sądu I instancji w terminie tygodniowym od dnia doręczenia postanowienia.

Od postanowień sądu II instancji w przedmiocie wpisu do rejestru przysługuje również kasacja do Sądu Najwyższego. Kasację wnosi się do sądu, który wydał zaskarżone postanowienie, w terminie dwóch miesięcy od dnia doręczenia stronie skarżącej orzeczenia
z uzasadnieniem (obowiązuje tu przymus adwokacko-radcowski, czyli kasacji nie może wnieść strona).
Szczegółowe zasady wnoszenia odwołań zawarte są w Kodeksie postępowania cywilnego.

 

Obowiązki i uprawnienia stowarzyszeń

Szczegółowe regulacje dotyczące działalności organizacji pozarządowych zawarte są w ustawie „Prawo o stowarzyszeniach” z 7 kwietnia 1989 r. Określono tam dokładnie ich prawa i obowiązki.

Do grupy uprawnień należą:

  • swoboda określenia celów, programu działania i struktury wewnętrznej,
  • możliwość wypowiadania się w sprawach publicznych,
  • zatrudnianie pracowników i wolontariuszy,
  • przyjmowanie darowizn, spadków,
  • otrzymywanie dotacji,
  • tworzenie spółek kapitałowych,
  • prowadzenie działalności gospodarczej.

Do obowiązków należy:

  • konieczność uzyskania wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS),
  • uchwalenie statutu,
  • ustalenie zarządu i organu kontroli wewnętrznej,
  • konieczność zgłaszania zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym,
  • składanie wyjaśnień i odpisów uchwał na wezwanie organu nadzoru.

Podstawowa dokumentacja NGO

Każda organizacja pozarządowa musi posiadać podstawowe dokumenty, które regulują jej działalność. Należą do nich przede wszystkim:

  • statut,
  • dokumentacja powołania organizacji (określona w punkcie 1),
  • regulaminy (obrad walnego zebrania, zarządu, komisji rewizyjnej),
  • dokumentacja walnych zebrań, zebrań zarządu i komisji rewizyjnej (uchwały
    i protokoły),
  • odpisy z Krajowego Rejestru Sądowego,
  • deklaracje członkowskie,
  • sprawozdawczość organizacji,
  • umowy,
  • dokumentacja księgowa.

Sprawozdawczość stowarzyszeń

A.. Złożenie dokumentów w Urzędzie Skarbowym:
Następujące dokumenty:
1. CIT-8
2. Sprawozdanie finansowe
3. Uchwała zatwierdzająca sprawozdanie
4. Protokół zebrania walnego oraz lista obecności, w przypadku gdy Walne zebranie zatwierdza sprawozdanie (do sprawdzenia w Statucie )
Składamy w US najpóźniej 3 miesiące po zakończeniu roku obrotowego (tj. zwykle do 31 marca)


B. Złożenie dokumentów w KRS
Dokumenty składamy w okresie 10 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego, najpóźniej do dnia 10 lipca br. (ostateczna data zatwierdzenia sprawozdań przez Zarząd lub Walne Zebranie to dzień 30 czerwca)
Składamy:
1. Druki: KRS Z30, KRS ZN
oraz załączniki:
2. Sprawozdanie finansowe: bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa
3. Sprawozdanie merytoryczne
4. Uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego
5. Uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania merytorycznego.
6. Uchwała o udzieleniu absolutorium Zarządowi
7. Uchwała o przyjęciu sprawozdania Komisji Rewizyjnej
8. Protokół z Walnego Zebrania
9. Lista obecności z Walnego Zebrania

Złożenie sprawozdań do KRS dla organizacji nie prowadzących działalności gospodarczej nie wymaga wniesienia opłat.

C. Złożenie dokumentów do Starostwa Powiatowego

przesyłamy te same dokumenty, które wymagane są do złożenia w KRS (poza drukami KRS) w okresie 10 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego, najpóźniej do dnia 10 lipca br. (ostateczna data zatwierdzenia sprawozdań przez Zarząd lub Walne Zebranie to dzień 30 czerwca)

DOKONYWANIE ZMIAN W KRS

A) Stowarzyszenia rejestrowe mają ustawowo określony obowiązek zgłaszania zmian do Krajowego Rejestru Sądowego.

Obowiązek ten dotyczy:
1. Zmiany składu organów zarządzających i kontrolnych
1. Zmiany siedziby lub adresu
2. Zmiany nazwy
3. Zmiany statutu
4. Zmiany celów działania

Poszczególne rodzaje zmian wiążą się z koniecznością wypełnienia stosownych formularzy oraz uiszczeniem opłat sądowych:

  • w przypadku zmiany składu Zarządu lub Komisji Rewizyjnej należy wypełnić druki KRS – Z20 + KRS – ZK (jako załącznik). Należy dołączyć protokół z Walnego Zebrania wraz z załącznikami, czyli uchwały Walnego Zebrania, protokoły komisji mandatowo-skrutacyjnej i komisji uchwał i wniosków oraz listę obecności na Walnym Zebraniu.
  • W przypadku zmiany statutu organizacji należy wypełnić druki KRS – Z20. Należy dołączyć protokół z Walnego Zebrania wraz z załącznikami (uchwały Walnego Zebrania w tym Uchwała o zmianie statutu) w 2 egzemplarzach oraz listę obecności na Walnym Zebraniu i nową treść statutu w formie tekstu jednolitego, również
    w 2 egzemplarzach.
  • W przypadku zmiany adresu siedziby organizacji należy wypełnić druk KRS - Z20. Dobrze jest dołączyć kopię umowy najmu lokalu.
  • Zmiana nazwy organizacji, zmiana celu działania lub zmiana adresu wiążą się ze zmianą statutu, a więc w takim przypadku obowiązuje również procedura zgłoszenia jej w KRS.

Dokumenty załączane do formularza KRS – Z20 muszą być dokumentami oryginalnymi lub kopiami potwierdzonymi przez notariusza.

B) Dokumenty, które załączamy do wniosku o rejestrację w KRS:
  • statut stowarzyszenia - dwa egzemplarze,
  • protokół z zebrania założycielskiego - dwa egzemplarze,
  • lista członków założycieli - dwa egzemplarze,
  • podjęte na zebraniu uchwały - wszystko w dwóch egzemplarzach (opisywane powyżej, w części poświęconej zabraniu założycielskiemu: o powołaniu organizacji; o wyborze Komitetu Założycielskiego; o przyjęciu statutu;
    o wyborze Zarządu; o wyborze organu kontroli wewnętrznej).

Wszystkie dokumenty powinny być oryginałami lub kopiami notarialnie poświadczonymi. Do wniosku należy dołączyć zaświadczenie o wniesieniu opłaty.

 

UWAGA: Sądy wymagają czasami złożenia dwóch egzemplarzy wniosków wraz z załącznikami powołując się na przepis art. 13 ust. 2 ustawy o stowarzyszeniach, który nakazuje sądowi rejestrowemu doręczenie organowi nadzorującemu odpisu wniosku
o rejestrację. Dlatego też wniosek wraz z załącznikami oraz wszystkie wyżej wymienione dokumenty należy złożyć w dwóch egzemplarzach oryginalnych.

Z uwagi na fakt, że praktyka w poszczególnych sądach nie jest jednolita warto przed złożeniem wniosku skontaktować się z właściwym oddziałem KRS. Dla przykładu niektóre sądy wymagają tylko jednego egzemplarza wniosku o rejestrację. Pamiętajmy, że złożenie
w sądzie niewymaganego, dodatkowego dokumentu nie grozi nam żadnymi negatywnymi konsekwencjami.

Zgodnie z art. 19a ustawy o KRS należy też dołączyć uwierzytelnione notarialnie albo złożone przed sędzią lub upoważnionym pracownikiem sądu wzory podpisów osób upoważnionych do reprezentowania tego podmiotu. Nie mają jednak obowiązku uwierzytelniania swoich podpisów osoby reprezentujące stowarzyszenie nie prowadzące działalności gospodarczej. Osoby uprawnione do reprezentowania stowarzyszenia określa statut.

Od stycznia 2002 r. nie ma obowiązku składania dokumentu potwierdzającego tytuł prawny wnioskodawcy do lokalu (nieruchomości), w którym ma być wykonywana działalność objęta wnioskiem, czyli np. działalność stowarzyszenia. Ale sąd może zażądać takiego dokumentu na podstawie art. 23 ust. 2 ustawy o KRS.

 

KONTO BANKOWE

Z przepisów nie wynika bezpośrednio obowiązek posiadania konta bankowego przez stowarzyszenie czy fundację. Jest jednak obowiązek dokonania niektórych płatności za pośrednictwem konta bankowego np.:

  • transakcji o dużej wartości powyżej 15 tys. euro (art. 22 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej),
  • przyjmowania darowizn, które mają być podstawą do odliczenia podatkowego u darowującego (ustawy o podatku dochodowym osób fizycznych i prawnych),
  • zapłaty zobowiązań podatkowych,

Stowarzyszenie czy fundacja same decydują w jakim banku założyć konto. Przy wyborze warto brać pod uwagę:

  • wysokość prowizji pobieranej przez bank za prowadzenie rachunku,
  • wysokość opłat za dokonywanie przelewów z konta i na konto,
  • opłat za wypłatę gotówki w bankomatach, dostępność oddziałów i bankomatów.

Dokumenty niezbędne do założenia konta określa wybrany przez nas bank. Najczęściej jest to potwierdzenie rejestracji w KRS, statut i inne dokumenty np. wzory podpisów osób uprawnionych do reprezentacji.

Pamiętajmy o tym, że informacje o rachunku bankowym jesteśmy zobowiązani zgłosić do urzędu skarbowego. Dotyczy to nie tylko pierwszego zakładanego przez stowarzyszenie czy fundację konta, ale i każdego kolejnego rachunku. Informacje te zgłaszamy na formularzu NIP-2.

 

REGON

Po zakończeniu rejestracji w KRS organizacja powinna złożyć stosowny wniosek do Wojewódzkiego Urzędu Statystycznego w celu uzyskania numeru REGON.

Numer REGON stowarzyszenie uzyskuje na podstawie wniosku RG-1 oraz wyciągu z KRS potwierdzającego rejestrację organizacji, przesłanego pocztą lub złożonego osobiście w urzędzie statystycznym właściwym ze względu na siedzibę stowarzyszenia. Wniosek powinien być zgłoszony w ciągu 14 dni od daty zaistnienia okoliczności uzasadniających zgłoszenie (np. od zarejestrowania organizacji w KRS).

Na stronie www.stat.gov.pl znajdują się potrzebne wzory druków oraz szczegółowa instrukcja ich wypełnienia.

Numer REGON jest wydawany w ciągu 7 dni lub od razu, jeżeli organizacja złoży wniosek osobiście w urzędzie statystycznym. Pamiętajmy, że w przyszłości każda zmiana siedziby organizacji również pociąga za sobą obowiązek zgłoszenia tej zmiany do urzędu statystycznego. W przypadku organizacji wnoszącej o wpis do rejestru przedsiębiorców wniosek o nadanie numeru REGON może być złożony wraz w wnioskiem rejestracyjnym do KRS. Sąd rejestrowym przesyła dokumenty do właściwego urzędu statystycznego.

NIP

Kolejnym krokiem jest uzyskanie numeru NIP w urzędzie skarbowym właściwym dla siedziby organizacji.
Należy złożyć:

  • druk NIP-2,
  • decyzję o nadaniu numeru REGON,
  • wyciąg z KRS,
  • umowę na posiadanie/najem lokalu,
  • informację o koncie bankowym.

REGON i NIP trzeba zgłosić do KRS. Służy do tego formularz KRS-Z20 wraz z załącznikiem KRS-ZY.  Zgłoszenie numerów NIP i REGON do KRS nie podlega opłacie.

 

OPŁATY SĄDOWE

Wysokość opłat reguluje ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (Dz. U. nr 167, poz. 1398). Przykładowa wysokość kosztów: Opłaty zawsze uiszczamy przed złożeniem wniosku. Pieniądze możemy wpłacić do kasy w sądzie lub na rachunek bankowy. Dowód opłaty dołączamy do składanego wniosku.

Wysokości opłat obowiązujących w postępowaniu rejestrowym w Krajowym Rejestrze Sądowym przedstawiają poniższe tabele.

Rejestr stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych,

fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej

  rejestracja

dokonanie zmiany wpisu

w rejestrze

wykreślenie z rejestru
fundacja 250 zł 150 zł 300 zł
stowarzyszenie 0 zł 0 zł lub 150 zł* 300 zł

 * - na mocy ustawy Prawo o stowarzyszeniach (art. 17 ust. 4) stowarzyszenia są zwolnione z opłat za wpis do rejestru, wątpliwości dotyczą opłat za zgłaszanie zmian do rejestru, część sądów pobiera opłaty, a część nie


Rejestr przedsiębiorców

(jeśli stowarzyszenie/fundacja chce prowadzić działalność gospodarczą)

    rejestracja dokonanie zmiany wpisu w rejestrze wykreślenie z rejestru

fundacja/

stowarzyszenie

rejestr przedsiębiorców 1000 zł 400 zł 150 zł
ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym* 500 zł 250 zł 250 zł
* – organizacje prowadzące działalność gospodarczą mają obowiązek publikacji informacji zgłaszanych do rejestru w Monitorze Gospodarczym i Sądowym (art. 13 ustawy o KRS)

Status organizacji pożytku publicznego (OPP)
    uzyskanie statusu OPP dokonanie zmiany wpisu w rejestrze utrata statusu OPP
organizacja bez działalności gospodarczej rejestr 0 zł lub 150 zł** 0 zł 0 zł
ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym* 500 zł 250 zł 250 zł
organizacja z działalnością gospodarczą rejestr 400 zł 400 zł 400 zł
ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym* 250 zł 250 zł 250 zł

* – organizacje pożytku publicznego oraz organizacje ubiegające się o status pożytku publicznego mają obowiązek publikacji informacji zgłaszanych do rejestru w Monitorze Gospodarczym i Sądowym

** – 0 zł lub 150 zł zapłacą stowarzyszenia ubiegające się o status organizacji pożytku publicznego (w zależności od tego, czy w danym sądzie pobierane są opłaty za zgłaszanie zmian przez stowarzyszenie), 150 zł zapłacą fundacje ubiegające się o status organizacji pożytku publicznego

Jeżeli organizacja składa jednocześnie kilka wniosków na kilku formularzach, pobierana jest jedna opłata - wyższa. Warto pamiętać o tej zasadzie i jednocześnie zgłaszać kilka informacji do rejestru, jeśli jest to możliwe. Źródło: www.ngo.pl

 

docRejestracja w KRS

docStatus organizacji pożytku publicznego

docSprawozdanie finansowe

docKRS-W20

docKRS-WA

docKRS-WH

docKRS-WF

docKRS-WK

docKRS-WM

docKRS-ZN

docKRS-W20 - wzór


W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies. Więcej szczegółów w naszej Polityce Cookies.